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タスク管理をするなら「GTD」がおすすめ!

GWがあり、やや間が空きましたが、

またブログを書いていこうと思います。

 

タスク管理が重要だということを前回話しましたが、

今回は具体的なタスク管理の手法についてです。

 

実は「GTD」というれっきとした有名な方法があります。

今回はその具体的な方法や、ろくたが思う所を話したいと思います。

 

最強だと思うタスク管理手法「GTD」とは?

GTDとは、Getting Things Doneの略のようです。

意味はわかりませんが(笑)、

要はタスク管理とかワークフローとかの管理手法になります。

 

通常のタスク管理やToDo管理との違いはいくつかありますが、

ろくたが感じる大きな違いとしては、

コンテキストがあることです。

 

コンテキストとは、そのタスクを実行する条件のようなものです。

例えば日時。この日のこの時間にやる。

あとは場所や状況。

自宅、勤務先、移動中とか、

5分でできる調べ物とか、スーパーでやること、とか

特定の条件の時にやること、と言う感じで属性を付けていきます。

 

例えば、5分間待ち時間が空いたとします。

その場合に、タスクリストを見て、

5分でできそうなタスクを探します。

そして、その場でできそうなタスクを実行する、

というような感じです。

 

サラリーマンだと電車通勤だと思いますが、

その時にやることもタスクリストを見ればすぐにわかります。

本を読んだり、調べ物をしたりと、

GTDのタスクリストがあれば、どういう状況でもやるべき事が見つかります。

 

このように、GTDのタスク管理を使うと、

空き時間を無駄に過ごさずに済むのが一番の効果だと思います。

 

ある目標があって、それを達成するためにやるべき事がたくさんある人には

非常におすすめな方法です。

 

GTDのやり方(概要)

では、実際にGTDのやり方の概要についてです。

一応ろくたの解釈で説明しますが、間違っている可能性があります。

 

どちらにしろ本気でGTDを実践しよう、という人には

ここの情報だけでは足りないと思うので、

きちんとしたGTD本を読むことをおすすめします。

多分図書館にあると思います。

 

GTDは5つのステップあります。

 

ステップ1:収集

頭の中が空になるまで、やるべき事をとにかく書き出していく。

目標達成に関係しそうな内容なら、何でも書きます。

仕事だけでなく、プライベートなことも含めます。

ブレインダンプに近い作業ですね。

初回は2~3時間くらいまとまった時間を取って、

本当にもうこれ以上何も出ない!と言うくらいやった方が良いです。

最低100個くらいは出したいところです。

 

ステップ2:処理

挙がったタスクに対して、属性を付けていく作業です。

 

  • やる必要が無ければ破棄する
  • すぐやる必要がなければ、「いつかやる」リストへ
  • すぐやる必要があるなら、具体的な行動に落としこむ
  • 2分以内にできるなら、その場で実行する
  • 人に任すなら任す
  • やる日が決まっているなら、スケジュール
  • 後でやる場合は「次やる」リストへ

特に大事なのが、「具体的な行動に落としこむこと」です。

これができていないと、結局は何もできないタスクになってしまいます。

 

たとえば、○○について勉強する、はどちらかというとNGです。

○○のサイトを見て勉強する、とか

○○の本の何ページ~何ページまでを勉強する、とか

誰が見ても具体的に行動できるように書きます。

 

こういう曖昧な書き方をすると、結局は行動することができなくなるので、

タスクを見て、すぐに行動できるかどうかが重要です。

 

少し長くなりましたが、上記のような属性の付け方は、

フローチャートがあります。

しっかりやりたい人はWEBで探してみてください。

 

ステップ3:整理

正直、処理と整理の違いはわかりません(笑)。

 

一応、ステータス付けやタスク管理ツールへの落とし込みといった

ステップにはなりますが、

ステップ2の処理と同時に行えば良いので、

わざわざステップ3として意識しなくても良いと思います。

 

ステップ4:レビュー

収集~整理のステップを週1くらいで見直します。

 

他にやるべき事が増えていないか、

既存のタスクの優先順位はこのままで良いか、

など、

主に既存タスクの見直しと、新しいタスクの追加になります。

 

ステップ5:実行

実行はそのままの通り、タスクを優先順位に沿って実行していきます。

 

以上がGTDのステップ概要になります。

あくまでも概要なので、実際にやるなら、

本やWEBで色々見た方が良いです。

本は、Amazonで「GTD」で検索してみてください。

 

GTDのデメリットとろくたの実践方法

GTDのステップを見て、どう感じたでしょうか?

 

結構タスク管理コストがかかりそう、と思った人もいると思います。

多分、きっちり管理をやるとかなり時間を取られてしまいます。

なので、ある程度自分に合うやり方で調整が必要です。

 

最初は、公式のやり方でやり、

省略できそうだったり、自分にはここまでは不要、

と思えるものは切っていきます。

そんな感じでバランスを調整します。

 

そしてろくたは、とあるGTDツールを使うことにしました。(詳しくは次回で)

基本的にはそのGTDツールに入力して、

作業前にそのタスクリストを見て、どれをやるか決める、といった具合です。

 

あまり上記のステップは意識せず、

やるべき事ができたら即タスクリストに入れて、

1日の内、5分ほどそのタスクの整理をして、

いざ実行していく、といった感じです。

 

あとは週1で全タスクを一応見ます。

優先度を上げたり、削除したり、追加したり、です。

 

ろくた個人としては、このツールの使い方を学んで、

それに沿ってやるのがおすすめです。

そうすれば自然とGTDができるのと、

スマホ対応しているので、いつでもどこでもタスクリストが見れます。

Androidは対応していますが、iPhoneはわかりません。

 

ちなみに、このブログも毎週月曜日に「ブログを書く」というタスクになっています。

 

もし、GTDに興味が湧いたら、

まずは本を読んでみてください!