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ろくた流Toodledoの使い方

Toodledoを使ってみた人はいますか?

初めて使ってみると、その設定の多さや自由度の高さから、
どうやって使ったらいいか、悩まれたと思います。

ろくたもそんな1人でした。
色々な人の使い方を見たり、自分で使ってみたりと、
試行錯誤していって、現在のやり方に落ち着きました。

今回はそんなろくた流のToodledoの使い方を紹介します。
一応言ってくと、たいした使い方じゃないです(笑)。

多分こういうツールは、人によって使い方が結構違うので、
参考程度に見てみてください。

 

Toodledoの使う項目や設定

ろくたは、Toodledoの使い方で重要なのは、
使う機能を絞ることだと思います。

多分、全部フルで使っている人はいないと思います。
全部使ってしまうと、それだけ管理コストもかかって結構面倒だと思うので、
ある程度絞ることをおすすめします。

ろくたが使っている項目は以下のみです。

  • フォルダー
  • コンテキスト
  • ステータス
  • 優先度
  • 終了日
  • リピート
  • スター

普段見るのはホットリストのみで、
ホットリストは以下条件のものを出しています。

  • 優先度3(最高)
  • 終了日が今日のもの
  • スター

ホットリストは、以下の順でソートしています。

  • ステータス
  • 終了日
  • 優先度
  • 各項目の使い方

ろくたが使っている各項目をどのように使っているか紹介します。

フォルダーには、プロジェクトを書いています。
サイトアフィリなら「サイト名」、家のことなら「家」、といった感じです。

コンテキストが一番設定に悩むと思いますが、
ろくたはそのタスクがやれる状況にしています。
例えば、「どこでも」、「スマホ」、「会社」、「家」な感じです。

コンテキストは時間を設定している人もいます。
ろくたはそこまできっちりやれる気がしなかったので、
割りと大雑把にしています。

ステータスは、いつやるべきものかを表現させています。
NextActionは今やった方が良いこと、
Actionは余裕有る時、
Planningはスケジュールされたもの(終了日があるもの)、
としています。

例えばNextActionは、○○の記事作成、のようなもの、
Actionは、○○の勉強、
Planningは、○○のデータ更新、
といった感じです。

優先度はNextActionが多い時に、
どの項目からやった方が良いかを見やすくするために使っています。
数が少ない時は使っていません。

終了日やリピートはスケジュールです。
いつまでにやらなければならない、とか
特定日にやるべきことを書いています。

スターは、現在進行形でやるべきタスクとしています。
1日の内、今日やるべきタスクにスターを付けたりします。

以上がだいたいの設定になります。

 

ろくた流Toodledoの使い方

続いてGTDの実践方法です。
順に見ていきます。

まず、「収集」です。
初回はお手本通りにやります。
数時間時間を取って、とにかく書き出していきます。
直接Toodledoに書き出していって良いと思います。

それ以外は、思い立った時やレビュー時に登録します。
後で整理するために、スターのみ付けてます。

続いて、処理&整理です。
Toodledoでは、色々な属性を付ける段階です。
「収集」が終わっているので、スターのみのタスクを「処理」していきます。

ろくたは、自分が使っている各項目(フォルダー等)を入力します。
フォルダーは事前に設定したプロジェクト名から選択、
コンテキストも同様に選択、
ステータスはNextAction、Action、Planningのどれかを選択、
優先度は基本入れない(優先度高いものは入れることもある)、
終了日はあれば記入、
リピートは習慣化したいものは記入、
スターは外しておく。

この際、すぐにできそうな内容(メールを出す等)は、その場で処理します。

「レビュー」は週次で行っています。
毎週「週次レビュー」というタスクをリピートで登録しておいているので、
それをそのままやっています。

だいたい以下のようなものをさっと5分ほど確認しています。

  • 追加すべきタスク
  • 優先度の見直し
  • やるべきことの見直し

そして最後の「実行」は、その名の通りやるだけです。
ただどのタスクをやるかはホットリストを見ます。

1日の最初、もしくは前日の寝る前にホットリストを見ます。
ホットリストの内、その日にやるべきタスクにスターを付けていきます。
順番がある場合はさらに、優先度も設定します。
そんな感じで、その日にやるべきリストを、
全リストから作る感じです。
そしてあとは、上から順番にやっていくだけです。

それ以外、会社や電車に乗っている時ですが、
本来ならコンテキストを見て、その状況に合ったタスクをやる予定でしたが、
ろくたの場合は会社や電車でやることを既に決めているので、
コンテキストは特に使っていません。
まあ本人がわかれば良いと思います。

正直、フォルダーとコンテキストはあまり使っていないのが現状です。
フォルダーは書かなくてもタスクの内容でわかりますし、
コンテキストも基本「家」になると、使い道が薄くなります。
同じ場所でしか仕事をしない場合は、時間帯の運用の方がいいかもしれません。

以上がろくたのだいたいの使い方になります。

これら以外には、ゴールを別のもので使っています。
それは付箋とスマホです。

付箋に今月の目標を書いて、ディスプレイに貼ってます。
あとは、スマホAndroid)のウィジェットにも目標を貼ってます。

つまり、常に見えるところに貼っているというだけです。

 

振り返ってみると、、

参考になったでしょうか?
正直割りと、適当な使い方なのでがっかりした人が多いかもしれません。
自分でも使い方を振り返ってみると、だいぶ手を抜いたなと思いました(笑)。

最初はきっちりやっていたんですが、
日々やっていくと自分に合わなかったり(面倒)、
だんだんと使われていない項目が増えてきたので、
結構シンプルになっています。

今日この記事を書いていて、
フォルダーとコンテキストもいらないんじゃないかと思い始めてます。

まあそれはともかく、自分なりの使い方を見つけてみてください。
最初は色んな機能を使って、使わない機能を消去していくやり方が良いと思います。

最後に、一番大事なことだけ言っておくと、
目的を忘れないようにして下さい。

つまり、稼ぐ目的であれば稼ぐためにToodledoを使って下さい。
管理が目的になりがちなので、そこは忘れないようにしましょう。
もし忘れそうなら、
週次リピートで「目的は稼ぐこと、を再認識」
のようなタスクを入れればOKです。