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タスク管理の難しいところや失敗談

タスク管理をやってみて、
誰しも一度は挫折した経験があるのではないでしょうか?

ろくたも一度挫折して、辞めたことがあります(笑)。
最初は良かったんですが、だんだんと適当になってきて、
タスクリストがほとんど機能しなくなりました。。

そこで今回はタスク管理において、
よくある失敗パターンと対策をまとめてみました。

パターン1:タスクが多すぎる

タスクをやってもやってもどんどん増えていき、
タスクが減っていかないというパターンです。

減っていかないタスクを毎日見ていると絶望しますよね。

そうなると、優先度の低いタスクは手を付けられなくなり、
結局、その日にやらなければならない緊急度の高いタスクのみを
やり続けることになってしまいます。

これでは、タスク管理をやる意味があまりなくなってしまいます。

タスクが多い時の対策ですが、
まず、減っていかないタスクに関しては、
タスクリストの分散をおすすめします。
毎日数百あるタスクリストを眺めていても、
タスクをこなしている実感はできません。

今日やるタスクのみをホットリスト等に表示すれば、
タスクが減っていく事を実感できます。

続いて優先度の低いタスクについては、
レビュー時に優先度を上げる必要があります。
目の前のタスクで精一杯な時こそ、
普段手を付けられないタスクの優先度を上げ、
少しずつ手をつけていきましょう。

または、タスクの性質によっては隙間時間にできるものもあるはずです。
例えば、電車の中とか。
隙間時間はコンテキストを確認して、
少しでもタスクを実行する意識を持つ必要があります。

ただ、色々いっても物量によっては難しいものもあります。
その場合は、上記の対策で最善を打つしかありません。
それかそもそも1人では難しいかもしれないので、
ビジネスパートナーを見つけるなども考えた方がいいかもしれません。

パターン2:手を付けづらいタスクがある

なんとなく手を付けづらいタスクってありませんか?

ろくたは以前かなりありました。

そういうタスクはだいたいこういう感じです。

  • ○○の記事を作成
  • ○○を調査

つまり、内容が曖昧なんです。
しかも、そういうものに限って数日とかかかタスクが多いです。

タスクに手を付けづらい原因は、
行動が明確ではないことがほとんどです。

出来る限り具体的に書き、行動しやすい状態にしておくのがポイントです。

例えば、

  • ○○のタイトルで○○、○○、○○について記事を作成
  • このURLを見る

のように具体的にします。

あと、分量の多いものは小分けにした方が良いです。
可能ならサブタスクを使いましょう。

ろくたの場合は、メモ欄を使ってます。

パターン3:タスクリストに追加しない

面倒になってしまったり、忙しくて追加を忘れたり、

何らかの理由でタスクの追加ができなかった場合です。

 

タスクをツールに追加できないと、

そもそもGTDの目的の1つを達成できなくなってしまいます。

それは、頭にあるものをすべて吐き出し、

タスクに関しては一切忘れられることです。

これができず、半端に頭で覚えていると、

それだけで頭がスッキリしなくなり、集中しにくくなります。

 

やはりどんなタスクでも、

発生した時にすぐに追加するのが理想です。

 

これは癖にしておけば、やがて習慣化するので、

とにかくどんなことでもタスク化をしていくことから始めましょう。

 

面倒で追加できなくなった人も、

タスク管理ツールに登録するのが普通になれば、

そもそも面倒と感じなくなるはずなので、習慣化するのが大切です。

 

まとめ

ろくたが体感した中で、挫折しそうな部分を挙げてみました。

タスク管理で壁にぶつかっていたら、参考にしてみてください。

 

他にも問題はあるとは思いますが、

うまくいかない原因がわかれば、

その答えはWEB上にあったり、自分で考えつくと思います。

 

是非、タスク管理が習慣化するまで、頑張ってみてください!